Prowadzenie działalności wiąże się z wieloma obowiązkami po stronie przedsiębiorcy. Do jednych z nich należy wystawienie faktury, która to jest potwierdzeniem i jednocześnie podstawą do prawidłowego rozliczenia transakcji. Taki dokument należy wystawić zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT, dlatego ważne jest, aby podatnicy wybrali odpowiedni program do fakturowania. Dzięki niemu mogą oni uniknąć negatywnych konsekwencji i sankcji ze strony urzędu skarbowego. 

Program do fakturowania - jaki powinien być?

Intuicyjność i łatwość w obsłudze to jedne z podstawowych cech właściwego programu do fakturowania. Pozwala to na szybkie poruszanie się po programie, co jednocześnie wiąże się z mniejszym wysiłkiem ze strony użytkownika. Istotnym aspektem jest działanie programu zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ze względu na to, że ustawodawca co jakiś czas wprowadza nowe zmiany na gruncie podatkowym, system powinien być ciągle aktualizowany (nawet o najdrobniejsze zmiany), aby użytkownicy uniknęli nieprzychylnych konsekwencji. Poruszając tematykę przepisów, uwzględnić należy również ochronę danych osobowych. Działanie te to nie tylko RODO, ale także priorytet w obecnych cyfrowych czasach. 

Uwzględniając zaawansowane programy do fakturowania online, użytkownicy powinni mieć również możliwość dokonywania wielu działań opierających się na budowaniu katalogów towarów i usług, automatycznego pobierania danych i jednocześnie weryfikowania kontrahentów. Dodatkowym atutem jest także księgowanie wystawianych faktur w ewidencjach podatkowych. 

Program do fakturowania - podstawowe funkcje

Automatyczne tworzenie katalogów - kontrola i wygoda w jednym

Efektywne i wygodne wystawianie faktur wiąże się z tworzeniem katalogu towarów i usług. Umożliwia to zaoszczędzenie czasu, ze względu na brak konieczności wprowadzania podstawowych danych produktu (nazwy, stawki VAT, ceny itp). Jednak to tylko jedna z wielu pozytywnych stron ich tworzenia. Kolejną zaletą jest większa możliwość kontroli stanów magazynowych. Mowa tu o krótkim procesie weryfikowania brakujących towarów, co przyczynia się do uniknięcia jakichkolwiek niedoborów. Tego rodzaju automatyzacja pozwala na zwiększenie przedsiębiorczości i potencjału jednostki.

Dane kontrahentów - dostępne od ręki

Wprowadzenie samodzielnie danych kontrahentów to już przeszłość. Obecnie wystarczy wpisać tylko NIP, a system samodzielnie uzupełni pozostałe dane klienta na podstawie danych z GUS. Po wystawieniu dokumentu sprzedaży wprowadzane są one do bazy kontrahentów. Wówczas przy kolejnych transakcjach z danym nabywcą, możliwe jest automatyczne uzupełnienie jego danych poprzez wyszukanie go tylko po wpisaniu części nazwy lub NIP-u bądź też wybraniu z listy. Zatem oszczędność czasu może wynikać z różnych dostępnych opcji, z których to użytkownik może wybrać odpowiednią dla siebie. 

Weryfikowanie kontrahentów - podstawa owocnych transakcji

Rzetelność kontrahentów to fundament przy podejmowaniu jakichkolwiek transakcji dokonywanych w działalności. Dobry program do fakturowania powinien umożliwiać szybką weryfikację kontrahenta w krajowej bazei dłużników i giełd długów. Przy czym lepsze efekty można uzyskać za pomocą programu zintegrowanego z wywiadowniami gospodarczymi. Jest to istotne rozwiązanie przy większych kontraktach z innymi firmami. 

Uwagę należy również zwrócić na weryfikację jednostek w bazie Ministerstwa Finansów i VIES, co jest kluczowe przy przenoszeniu obowiązku zapłaty podatku na nabywcę. Pozwala to na potwierdzenie regularnych rozliczeń podatku VAT przez drugą stronę transakcji. 

Dlaczego należy sprawdzać kontrahentów? Szczególnie znaczenie ma to w transakcjach z odwrotnym obciążeniem. Przeniesienie obowiązku rozliczenia VAT na kontrahenta niezarejestrowanego jako czynnego podatnika VAT skutkuje obowiązkiem zapłaty VAT przez sprzedawcę (późno otrzymane zawiadomienie to dodatkowe odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań). 

Automatyczne księgowanie faktur - oszczędność czasu

Opcja automatycznego księgowania wystawianych faktur to kolejna funkcja profesjonalnego programu do fakturowania. Za jej pomocą faktury sprzedaży trafiają do odpowiednich ewidencjach, zachowując przy tym porządek i przejrzystość. Księgowane są one na podstawie samodzielnej weryfikacji obowiązku podatkowego przez system. Dzięki temu użytkownicy mogą uniknąć niechcianych sankcji ze strony urzędu skarbowego.

Dodatkowe funkcje na przykładzie wFirma.pl

Wskazane powyżej funkcjonalności powinny stanowić fundament profesjonalnego programu do fakturowania online. Jednak nie one są wszystkim, co obecnie oferuje się przedsiębiorcom. Możemy to potwierdzić na podstawie systemu wFirma.pl, który to udostępnia wiele dodatkowych ale i też łatwych w obsłudze opcji. Jedną z nich jest możliwość planowania wysyłki listów przypominających o zapłacie - w formie e-mail bądź też wiadomości SMS. 

Możliwe jest również szybkie przesyłanie faktur elektronicznych wraz z linkiem przenoszącym do bezpośredniej płatności. System ten pozwala na generowanie analiz, z których to wyróżnić możemy te dotyczące sprzedaży, przychodów i przepływów pieniężnych. Kolejną usługą jest automatyczne generowanie faktur cyklicznych i wysyłanie ich do klienta, co w wielkim stopniu ułatwia zarządzanie sprzedażą abonamentową. 

Program do fakturowania online stanowi więc fundament do zapanowania nad najistotniejszymi dokumentami sprzedaży, tj. fakturami. Zapewnia on prawidłowe rozliczenie transakcji sprzedaży na gruncie podatkowym.