Coraz więcej firm zapewnia posiłki dla swoich pracowników w trakcie pracy, nawet jeśli nie wymagają tego od nich przepisy. Może to być motywowane np. podniesieniem atrakcyjności miejsca pracy. Czy jednak takie posiłki dla pracowników można potraktować jako koszt uzyskania dochodu? A może trzeba od nich odprowadzić podatek dochodowy? Wyjaśniamy poniżej.

Posiłki finansowane przez pracodawcę a koszty uzyskania przychodów

Z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT dowiadujemy się, że koszty uzyskania przychodów to te, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów albo w celu zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątek stanowią koszty wymienione w art. 16. Niemniej jednak w praktyce niemal każdy przypadek kosztów uzyskania przychodu jest z reguły poddawany ocenie indywidualnej.

Istnieją jednak również przypadki, w których nie ma wątpliwości co do tego, czy zapewnienie posiłku stanowi koszt, czy też nie. Chodzi o te sytuacje, gdzie wyraźnie wskazuje to ustawa. Przykładem będą tu np. posiłki regeneracyjne, czyli te, które pracodawca musi zapewnić swoim pracownikom, którzy wykonują swoje zadania w ciężkich warunkach atmosferycznych. Standardem staje się również to, że do kosztów uzyskania przychodu zalicza się również takie wydatki jak kawa, herbata, cukier czy woda butelkowana – które przyczyniają się do zapewnienia dobrych warunków pracy.

Aby jednak takie wydatki mogły zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu, muszą one łącznie spełnić następujące wymagania:

  • być pokryte z zasobów majątkowych podatnika,

  • mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,

  • być udokumentowane w odpowiedni sposób,

  • być poniesione w związku z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów – ewentualnie mieć wpływ na ich wielkość,

  • nie mogą zostać podatnikowi zwrócone z żadnego źródła,

  • nie zaliczać się do wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Posiłki dla pracowników jako przychód

W art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych możemy wywnioskować, że opodatkowaniu podlegają wszystkie dochody z nielicznymi wyjątkami (m.in. odszkodowania, renty, dochody z papierów wartościowych, a te dochody, od których zaniechano poboru podatku na podstawie Ordynacji podatkowej).

Natomiast z art. 12 ust. 1 tej samej ustawy możemy dowiedzieć się, że przychodami są: 

„[...] wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

Na podstawie powyżej przytoczonych aktów prawnych można stwierdzić, że posiłki dla pracowników, które finansuje pracodawca, powinny być traktowane jako przychód.

Które posiłki dla pracowników są zwolnione z PIT?

Nie jest jednak sprecyzowane co w przypadku, gdy płatnik finansujący wyżywienie nie jest w stanie określić ich konkretnego kosztu. W związku z tym pewną opcją mogą być posiłki w formie szwedzkiego stołu. Kluczowe w takiej sytuacji jest to, że pracodawca nie jest w stanie jednoznacznie sprecyzować, jaka jest wartość takiego posiłku w przypadku danego pracownika. Korzyść w postaci takiego obiadu nie jest więc przypisana indywidualnemu podmiotowi (co jest jednym z warunków wymienionych w wyroku Trybunału Konstytucyjnego, z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13), a jest dostępna w sposób ogólny.